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专业化操作 Word2007文档审阅技巧
日期:2017-08-24 浏览量:

日常工作中,某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能够执行,其他人员就需要在这些文件上进行一些批示、修改。市油脂公司的张洁利用Word2007的审阅工具,通过网络轻松实现了公司“2007年第四季度营销计划书”的文件审批工作,改进了工作流程,大大提高了办公效率。下面我们就来看看她是怎么做的。

新旧对比

Word2003:审阅仅仅为一项辅助功能且只能进行简单的文档比较、合并项目操作。

Word2007:审阅已经成为一个主要工具,大大增强了功能,可以比较合并不同版本或作者的文档,集成了文档保护功能。

在Word2007中,进行文件的审阅工作,主要包括将原文件保存在共享文件夹、领导审阅文档以及比较合并文档等操作。

共享欲审阅文档

由于这几年公司已经建立比较完善的局域网,因此张洁就将文件的存放位置选在一个共享文件夹中,这样公司的王经理通过打开共享文件夹中的文件就可以进行审阅了。在“保存类型”中选择“word97-2003文档(*.doc)”文件格式,单击“保存”按钮即可。

小提示:由于Word2007默认采用的文件格式docx并不被以前版本的Word所兼容,为了保证能够在老版本Word的电脑上正常打开此文档,保存文档时,尽量采用老版本格式,即doc文件类型。

专业化的审阅操作

当王经理需要审批张洁所报送的文件时,使用Word2007打开共享文件夹中的“2007年第四季度营销计划书”,然后单击菜单栏上的“审阅”菜单,即可弹出“审阅”浮动工具面板,在其中王经理就可以进行文件的修改以及添加批注等操作了。

1.启用修订功能

王经理在阅读这个文件过程中,看到一些地方不恰当,因此需要进行修改,单击“审阅”浮动工具面板中的“修订”按钮,就可以进入文件的修订状态了。

在修订过程中,王经理觉得在文件右侧的批注框太多,反而显得文件凌乱不堪,这时候他单击“批注框”按钮,然后选择“仅在批注框中显示批注和格式”命令,这样对文档的插入、删除等操作会直接在文档中予以标记,而不会显示批注框,批注框中只显示新增加的批注以及格式的修改等操作。

新特性:相对Word2003来说,Word2007在标记的显示方式上变化很大,Word2003只能够显示“最终状态”、“原始状态”两个选项,而单击Word2007工具面板上的“显示已审阅”按钮,就会列出四种显示方式:显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、原始状态。其中Word2007的“显示标记的最终状态”、“显示标记的原始状态”与Word2003的“最终状态”、“原始状态”功能相同,而Word2007新增加的“最终状态”、“原始状态”,能够直接查看文档未修改前或者修改后,且没有显示标记的文档状态。

2.通过审阅窗格查看

虽然在文件中的所有修改,都会用标记或者批注框予以标志,但是查看起来还是太费劲,而王经理通过审阅窗格,就可以迅速查看对文件的各种修改操作了。启动审阅窗格时,单击工具栏上的“审阅窗格”按钮,然后选择一种显示方式,比如“垂直审阅窗格”选项,即可在右侧的单独窗格中,显示对文件的所有修订操作了。而单击这个窗格上右上角的“显示详细汇总”按钮,就可以显示对这个文件所有修订操作的统计信息了。

3.给修订文档添加保护锁

文件修改完毕后,王经理准备将它存放在张洁的共享文件夹中,但是担心被别人恶意修改,怎么办呢?还好Word2007充分考虑到这一点,在“审阅”工具面板中新增加了“保护文档”功能。

为文档设置保护密码时,单击“保护文档”按钮,在弹出的“保护文档”任务窗格中,从“编辑限制”下面的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改(只读)”选项。然后单击下面的“是,启动强制保护”按钮,在弹出的对话框中输入保护密码,这样王经理就可以将密码告诉张洁,而其他人在打开这个文件时,由于不知道密码就只能够浏览文档,而无法进行修改。

小提示:当需要编辑或者比较合并已经添加强制保护密码的文档时,必须先打开文档,然后单击工具栏上“审阅”菜单中的“保护文档”按钮,然后单击弹出任务窗格中的“停止保护”按钮,在弹出的对话框中输入密码,从而取消对文档的保护。

设置多种显示方式合并文档

由于王经理在文件“2007年第四季度营销计划书”进行了很多修订,内容变化很大,因此张洁需要将这些修订内容与原文件进行比较,同时将必要的修订内容合并到自己的原文档中。

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