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大话ERP之供应商编码的几个技巧总结
日期:2017-07-30 浏览量:

  【eNet硅谷动力专稿】众所周知,编码是ERP项目实施准备的核心工程,其编码是否合理,直接关系到ERP系统的使用效果。现在对于物料编码的文章,在GOOGLE里搜索一下,可以出来数千篇文章,已经说的非常透彻了。我在在这里也就不重复了。我在这里要说的是,一个经常被大家忽略的一个角落,就是供应商的编码。其实,供应商编码也是非常重要的,其若编制的合理,对于提高供应商管理效率,是非常有帮助的。

  我遇到不少的客户,其对供应商编码,大致有如下几种编码方式。

  一、纯流水码

  即对供应商不进行有意义的编码,而只是按合作的先后顺序,对其进行编码。这类编码,就没有特殊的意义,用户若要按编码来查询供应商信息的话,需要记住这些毫无意义的数字编码,对于用户来说,无疑是一个非常大的工程。而实际上,用户一般只记得住经常用到的供应商,一般能够记住5家已经不错了。而要查询剩余的供应商信息时,只能通过供应商名字来查询了。如此是非常不方便的。

  因为无论是在采购单,或者在应付帐款、库存数据的查询时,都可能要用到供应商编码,如想查询一下,某个供应商的采购定单的未结案还有多少;或者想查询一下,一个供应商的应付帐款有多少,当月要付他多少,等等,这都需要用到供应商编码。若通过供应商名字去查询的话,当然是很不方便的。特别是财务等不直接接触供应商的人员,更加麻烦。我去客户那边调研的时候,有些用户在电脑旁边就贴着一张供应商代码与供应商名字的对照表,需要查询时,他们就先从对照表中找到供应商的数字编码,然后,再在进销存系统中查询他们需要的数据,这非常的不方便。

  二、拼音与阿拉伯字母结合

  还有一种编码方式,就是根据供应商名字的拼音字母结合阿拉伯数字来编码,如宁波洪福铝塑电器有限公司,就编码为HF01,常州市红飞金属制品有限公司就编码为HF02,也就是说,前面两个拼音是他们字号的简称,后面两个数字是流水码。

  这种编码方式,比上一种编码方式有了改进,用户不用去记忆哪些没有实际意义的数字编码,而根据供应商的中文名字可以直接想到编码,即使不记得后面的流水码也没有关系。如现在在开采购单时,要向常州市红飞金属制品有限公司采购原材料,则只要在供应商栏位内,输入FH,系统就可以帮助用户查出以FH开头的供应商信息,然后用户选择一下就可以了。如此,用户就不需要每次都去查询那个对照表,速度快多了。

  但是,这种编码也是有点问题,如企业有委外生产的厂商,就比较麻烦。若用户需要查看一下现在有多少委托加工的供应商,则无从查起,要一个个的统计;若对供应商还有类别管理的,如此编码,也不是很合理,如想查询一下PVC料的供应商有哪些,则很难做到这一点,或者通过供应商类别那里查询,但是,又不是很方便,而且,也不是每个ERP软件都支持这个功能。最好的话,就是一看到供应商编码,就可以知道其供应商什么类型的材料。

  可见,以上两种编码方式,或多或少都存在一些缺陷。我在ERP项目实施时,在供应商的编码方面,一般会给用户提一下建议,各位可以参考一下。

  1、委托加工商跟一般的供应商最好区别编号。

  委托加工商跟一般的供应商虽然看起来都是一样,可能都是采购部门在管理,但是,在实际处理上,有比较大的区别,如在会计处理上,就有不少的差异。所以,为了在后续的管理中,把认为的修改量降低到最小,最好在编码中,有所区别。

  另外,这也有利于分类查询。如我们在“拼音与阿拉伯字母结合”这个方案的基础上,若是委托加工的,我们在其前面加上一个W字母,若是一般的供应商,则我们加上Y字母。如此,若我们想知道现在有哪些委托加工供应商时,只需要在查询供应时,只需要输入W,即可以查询出所有符合条件的委托加工供应商,这就非常的方便。

  2、若有类别厂商考核者,同类厂商的编号要归纳与同区间。

  有的公司,要对供应商进行类别考核,如要考核所有PVC材料的供应商,要评价他们的交期是否能能够满足企业的需求,有哪些供应商老是出现拖延的情况;或者评价他们的质量状况,如哪些供应商的质量问题比较多,经常发生不良品退回的情况;或者成批调整PVC材料供应商的付款条件,要把全部的PVC供应商的付款周期从到货后30天改为到货后45天,则最好在编码信息中,反映供应商提供材料的类别信息。

  如现在有供应商“杭州飞鸿印务有限公司”、“杭州萧山万达包装材料有限公司”提供包装材料,分别编码为BFH01与BWD01,其中,第一码表示材料的类别包装材料;后面是根据以上第二种方案编写的编码。此时,若企业用户想统一更改包装材料的付款条件,而不想更改其他材料供应商的付款条件或者虽然要改,但是改的结果不一致的时候,只要利用统一修改供应商付款条件功能,在这个窗口中,输入字母B,就可以列出所有的包装材料的供应商,然后选择全选,输入新的付款条件即可。若在供应商编码中,没有反映其原材料类别信息,则就无法这么方便的修改,而需要一个个的去选择,才可以。

  再如,若企业计划在每年度的10月份对包装材料的提供商进行考核,并在月底召开供应商会议进行检讨。若没有按如上方式进行编码,那用户如何才能够方便的找到包装材料供应商的交货情况、质量情况、及其他需要的信息呢?用户只有一个个去统计,或者先统计全部的供应商,然后再把包装材料的供应商单独COPY出来。但是,这些方法都比较麻烦。若在供应商编码中,体现了原材料类别信息,则只需要在查询时,选择B,然后就可以列出所有包装材料的供应商,然后按全选,选种所有的包装材料供应商后,按导出供应商考核信息,就可以把相关信息导入到EXCEL中,如此,要方便的多。

  3、在以上两个建议的基础上,结合“拼音与阿拉伯字母结合”的编码方式。

  拼音与阿拉伯字母结合这是一个不错的编码方式,若在这个编码原则的基础上,再把以上两点内容考虑进去,无疑,这个方案将更加完善。以上谈到的“拼音与阿拉伯字母结合”方案的缺点,将被弥补。

  我在项目实施的时候,一般就是按照这个编码原则给其他客户进行编码。如杭州飞鸿印务有限公司,编为BFH01,即第一码B表示包装材料提供商;第二三码FH是供应商字号的拼音简称;最后两码数字,表示流水码。若企业有委托供应商的话,话委托供应商的信息也加入进去。当然,当企业的供应商比较少或者不需要进行类别考核时,就不需要要原材料类别码了,要了反而有画蛇添足的嫌疑了。这种编码方式,我的客户是百试不爽呀,不相信,你就试试看哦,不会让你失望的。

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